Über den schlechten Grad der Verwaltungsdigitalisierung zu schimpfen, war bisher so etwas wie ein Volkssport in Niedersachsen. Doch nun scheint das Land den Pfad aus dem analogen Zeitalter gefunden zu haben - zumindest nach Ansicht der Landesregierung. Die neue Taskforce Digitalisierung Niedersachsen (TDN) teilt wenige Monate nach ihrer Gründung einen Erfolg mit: Im Bundesvergleich der Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen habe sich Niedersachsen von Platz 11 auf Platz 5 verbessert. Hinter dem Aufstieg stecke der strategische Ansatz, bei dem die Digitalisierung der Kommunen nicht von oben angeordnet, sondern hilfreich begleitet wird. „Die Idee, dass man in Berlin ein Gesetz macht und dann ist man in zehn Jahren digitalisiert, hat mit der Realität nichts zu tun“, stellt Innenministerin Daniela Behrens (SPD) klar. Einfach über Gesetze Standards aufzuzwingen, hält Behrens nicht für zielführend. Wer Digitalisierung nur gezwungenermaßen mitmache, mache sie eher schlecht. Ihr Ansatz lautet: „Die Kommunen mit freundlichem Druck überzeugen, dass sie sich dieser Herausforderung stellen. Ich sehe keinen anderen Weg, wie wir diesen komplexen, föderalen Staat sonst digitalisieren sollen.“
Das für digitale Verwaltung zuständige Referat 45 des Innenministeriums trägt deswegen seit kurzem den Zusatz „Unterstützung der Digitalisierung in Kommunen“ im Namen. Referatsleiter André Henke hat eine Taskforce mit rund 30 Experten aufgestellt, bei der unterschiedliche Dienststellen, Institutionen und Unternehmen unter einem Dach zusammenarbeiten – darunter die IT-Dienstleister IT.Niedersachsen und GovConnect. Unter dem Motto „Stop starting, start finishing“ will Henke bei der Verwaltungsdigitalisierung jetzt den Sack zumachen. Zunächst konzentriert er sich auf fünf Top-Verwaltungsleistungen: Ummeldung, Eheschließung, Aufenthaltstitel, Einbürgerung und Verpflichtungserklärungen. „Wenn ich alles digitalisiere, muss ich nachher auch jede Weiterentwicklung pflegen“, mahnt Henke und warnt vor einer Überforderung der Kommunen. Zunächst gehe es darum, das nötige Know-how und die erforderlichen Strukturen vor Ort sicherzustellen, um die weiteren Schritte zur Volldigitalisierung zu meistern. „Wir bauen eine riesige Digitalisierungs-Community bei den Kommunen auf“, sagt der Referatsleiter und spricht vom „Umsetzungsmuskel der Digitalisierung“.
Taskforce-Mitglied Marius Ott vergleicht die Digitalisierung einer Verwaltung mit dem Bau einer Gartenhütte: „Den größten Teil meiner Zeit stehe ich im Baumarkt und versuche herauszufinden, was ich brauche.“ Genau diesen Part des Herumirrens und Zusammentragens von Bauteilen will die Taskforce den Kommunen abnehmen, sodass sich diese auf den eigentlichen Aufbau konzentrieren können. Die Anleitung dazu gibt es digital auf einer interaktiven Hilfeseite, die an Wikipedia erinnert. Nutzerfreundlichkeit und Hilfe zur Selbstinformation stehen dabei laut Annina Gyger im Fokus. „Ein Punkt, den wir immer wieder von den Kommunen hören, lautet: Früher waren wir allein auf weiter Flur und jetzt packen wir das gemeinsam mit dem Ministerium an“, berichtet die IT-Expertin.
Jeder Kommune steht ein bestimmter Ansprechpartner zur Verfügung, sodass die Zuständigkeiten klar geregelt sind, erklärt Taskforce-Expertin Hannah Mitera. „Wir sprechen nicht nur mit den Digitalisierungsbeauftragten, sondern auch mit den Fachleuten, die nachher mit dem Dienst arbeiten müssen.“ Um Zeit und Personal zu sparen, bereisen die IT-Experten nicht jede Stadt oder Gemeinde einzeln, sondern fassen diese zusammen. Neben einem Vor-Ort-Termin gibt es dazu Video-Gespräche über Microsoft Teams. „Wenn man gut durchkommt, sind das für die Kommune zwei volle Arbeitstage“, erklärt Taskforce-Mitglied Dennis Hannibal. Danach sind die Verwaltungsdienste nutzbar und können online gehen. Für Florian Berg geht die Arbeit dann erst richtig los: Er ist mit seinem Team dafür zuständig, dass die Dienste auch im Dashboard Digitale Verwaltung, im Bundesportal und bei der Servicesuche bund.de zu finden sind. „Unser Job ist es, über Rohdaten und Stichproben sicherzustellen, dass die Services auch wirklich verfügbar sind“, sagt Berg. Wie wichtig dieser Schritt ist, macht Jana Hilse deutlich. Indem sie mit ihrem Team all die Verwaltungsleistungen für Unternehmen und Bürger sichtbar machte, die in Niedersachsen schon verfügbar, aber nicht zu finden waren, kletterte das Land im Bundesvergleich rasant nach oben.
„Wir hören erst auf, über einen digitalen Dienst zu reden, wenn er im Dashboard Digitale Verwaltung auftaucht und verwertbar ist“, sagt Jens Thiemann, der die Taskforce zusammen mit Luisa Burk leitet. Das Dashboard zeigt beinahe in Echtzeit an, wie gut die Digitalisierung auf kommunaler Ebene vorankommt. Allerdings geht es Thiemann nicht nur um bloße Zahlen: „Es gibt einen Unterschied zwischen: ein Online-Dienst ist verfügbar. Und: ein Online-Dienst erzeugt einen echten Mehrwert.“ Diesen soll es nicht nur beim Bürger, sondern auch in den digitalisierten Verwaltungen geben, weshalb die Schnittstellen für die Fachverfahren mitgedacht werden. „Digitalisierung ist einfach, cool und macht Spaß“, lautet der Eindruck, den Thiemann bei den Kommunen hinterlassen will. Dort möchte er den Schalter vom „Müssen zum Wollen“ umlegen, was laut Innenministerin Behrens auch eine personelle Notwendigkeit darstellt. In den nächsten zehn Jahren werden mehr als 30 Prozent der Beschäftigten in Niedersachsen den öffentlichen Dienst verlassen, ohne in gleicher Zahl ersetzt werden zu können. „Deswegen sind wir gezwungen, uns moderner, klüger und digitaler aufzustellen“, schlussfolgert die Innenministerin.
Und welche Rolle hat Digitalisierungs-Staatssekretärin Anke Pörksen dabei? „Digitalisierung macht man nicht nebenbei. Es braucht einen, der das ständig vorantreibt“, betont Behrens. Dieser Grundsatz gelte nicht nur für die Verwaltungen vor Ort, sondern auch für das Ministerium. „Meine Aufgabe ist das Unterstützen, Ermutigen und Flankieren“, sagt Pörksen. In Gremiensitzungen, bei Veranstaltungen oder innerhalb der Landesregierung versucht sie, die Hindernisse für die Volldigitalisierung der Verwaltung aus dem Weg zu räumen und den sanften Druck auf die Kommunen auszuüben. „Ich habe den Traum, dass wir die Idee der Taskforce in Zukunft fortsetzen und perpetuieren“, so die Staatssekretärin. Denn das Aufgabenfeld jenseits des Onlinestellens von Verwaltungsdienstleistungen ist groß. Bislang müssen Bürger bei der Antragstellung noch viele Daten nachreichen. „Zukünftig wird es so sein, dass die Informationen über andere Quellen der Verwaltung eingeholt werden.“ Als eine weitere Mammutaufgabe nennt Pörksen die durchgehende Registermodernisierung. Schließlich müssten die Verwaltungen fit für Folgeprojekte werden – wie etwa das European Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet), womit sich EU-Bürger ab Anfang 2027 digital ausweisen können. „Darauf müssen wir uns und die Kommunen vorbereiten“, sagt Pörksen und will dabei die aus der Taskforce gewonnenen Erfahrungen nutzen: „Das hier ist die Blaupause für vieles, was da noch kommen kann.“
