Zug um Zug nimmt die Digitalisierung der Verwaltung immer mehr Raum ein – und in den Rathäusern führt das zu erheblichen Umstellungen. In diesen Tagen nun wird über zwei wichtige Bereiche diskutiert, die von den Änderungen betroffen sind. Erstens geht es um den elektronischen Rechtsverkehr, also alle Angelegenheiten, die mit Auseinandersetzungen vor Gericht zu tun haben. Hier sind zu Beginn des neuen Jahres 2022 erhebliche Umstellungen notwendig. Die zweite Änderung betrifft die Verlagerung von Gremiensitzungen ins Netz, die nach Ausbruch der Corona-Pandemie im vergangenen Jahr notwendig wurde und für die zunächst besondere, befristete Corona-Regeln per Gesetz beschlossen wurden. Jetzt geht es darum, diese Sonderbestimmungen von ihrem Übergangscharakter zu befreien und ihnen eine dauerhafte Geltung zu verschaffen.

Der elektronische Rechtsverkehr: Der Präsident des Oberverwaltungsgerichts Lüneburg, Thomas Smollich, hat die vielen Änderungen, die auf die Kommunen zukommen, jüngst noch einmal ausführlich erläutert. Er tat dies in einem Aufsatz für die Zeitschrift „Niedersächsischer Städtetag“. Nach der Verwaltungsgerichtsordnung sind alle kommunalen Körperschaften des öffentlichen Rechts, also Städte, Gemeinden, Kreise und Kommunalverbände, zu einer neuen Art des formwirksamen Schriftverkehrs verpflichtet. Die Dokumente müssen seit 1. Januar 2022 elektronisch übermittelt werden. Wer nach wie vor den Postweg bemüht oder auf das alte Faxgerät vertraut, erfüllt die erforderliche Form nicht – und riskiert damit das Nicht-Einhalten von Fristen oder Beteiligungserfordernissen. „Nur bei einer vorübergehenden technischen Unmöglichkeit der Übermittlung elektronischer Dokumente“ könne man ausnahmsweise zur alten Form greifen. Smollich weist darauf hin, dass diese Neuerung keineswegs überraschend kommt, sie sei bereits 2013 in einem Bundesgesetz festgelegt worden. Der Präsident des Oberverwaltungsgerichts berichtet aber von „immer noch vielen Anfragen, die auf Unsicherheiten schließen lassen“. Das Oberverwaltungsgericht erläutert deshalb die besonderen Anforderungen: Wenn ein elektronisches Behördenpostfach eingerichtet wird, was ratsam ist, muss ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortlichen Person versehen sein – in manchen Fällen muss bei Post an das Oberverwaltungsgericht ein Volljurist unterzeichnen. Werden nun wichtige Details missachtet, so kann eine Stellungnahme im Gerichtsverfahren als solche nicht mehr gewertet werden – das kann dann zum Überschreiten der Frist führen. Wenn die Kommune verurteilt wurde und in die nächste Instanz gehen will, muss auch das von Anfang 2022 an mit elektronischer Post geschehen. Wird das versäumt, dann wird eine Berufung nicht angenommen und das erstinstanzliche Urteil erlangt Rechtskraft.

Die Video-Teilnahme an Sitzungen: Im Landtag hatten SPD und CDU mit einer weiteren Änderung der Kommunalverfassung die Video-Zuschaltung von einzelnen Ratsmitgliedern noch einmal verlängert erlaubt. Zwar gestatten dies die Corona-Vorschriften befristet schon, aber nun soll daraus dauerhaftes Recht werden. Allerdings soll die Gemeinde oder der Kreis die Verantwortung für das Funktionieren der Technik zugewiesen bekommen. Wenn jemand nicht dabei sein kann, obwohl er es will, könnte bei technischen Fehlern die Unwirksamkeit eines wichtigen Beschlusses die Folge sein – jedenfalls dann, wenn die Ursache des technischen Fehlers bei der Kommune liegt. Die Kommunalverbände hatten zunächst gezögert, was sie davon halten sollen – zumal die Verantwortung für technische Mängel nicht immer klar zuzuordnen ist.